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Sitzungen leiten – das kann doch nicht so schwer sein

Fakten:

1. Was Leute lieber tun, als an einer Sitzung teilnehmen:

  • In einer Telefonschlaufe einer Telekommunikationsfirma festhängen
  • Sich vom Zahnarzt behandeln lassen

2. 50 % der Sitzungszeit ist verschwendet

3. Je mehr Sitzungen pro Tag, desto stärker abends das Gefühl «nichts geleistet zu haben»

4. Sitzungen, die auf eine bestimmte Dauer budgetiert sind, dauern immer so lange, wie sie budgetiert sind, auch wenn das nicht nötig wäre (Parkinsons Gesetz, Cyril Northcote Parkinson)

5. 79 % der Sitzungsleitenden beurteilen ihr Meeting als sehr/ extrem produktiv, nur 56% der Tn teilen diese Meinung

6. Jeder Tn wünscht sich/ benötigt/ erwartet einen anderen Stil der Sitzungsleitung

Empfehlungen:

  1. Bewusste Auswahl der Teilnehmenden: nur jene, die nötig sind, um die Fragen zu bearbeiten.
  2. Anzahl Tn: Regel (bei Amazon): Tn müssen von 2 Pizze satt werden (= 6 – 8 Tn). Google: max. 10 Tn
  3. Traktandenliste mit der richtigen (Dramaturgie!) Reihenfolge der Traktanden und Zeitbudget für jedes Traktandum
  4. Nach 10 – 15 % der Sitzungszeit muss spätestens das wichtigste Traktandum bearbeitet werden
  5. Fragen statt Themen
  6. Erfolgreiche Sitzung: Fragen sind beantwortet
  7. Sitzungsleiter*in: Diskussion zum Thema zurückführen, wenn sie abschweift
  8. Sitzung absagen, wenn sie nicht nötig ist
  9. Regel: Wer feststellt, dass er nichts beitragen kann, verschwindet.
  10. Der/ die Einzelne leistet in der Gruppe umso weniger, je mehr Tn an der Sitzung sind
  11. Wer nicht eingeladen wird, fühlt sich übergangen und ist daher demotiviert. Bestimmte Personen nur für bestimmte Traktanden einladen.
  12. Grosse Sitzungen in kleine splitten mit insgesamt mehr Tn.
  13. Nicht-Tn vor der Sitzung um inputs bitten
  14. Die Beiträge mehrerer Nicht-Tn durch einen STv einbringen lassen
  15. Sitzungszeit kürzer (als üblich) budgetieren —> leichter Stress —-> optimale Leistungskurve.
  16. Ungewöhnlicher Sitzungsbeginn (zB 09.37 statt 09.30) erhöht die Pünktlichkeit
  17. Die/ der Moderator*in muss dafür sorgen, dass nicht nur die Meinungen der Alpha-Tiere die Resultate bestimmen.
  18. Bei einer Sitzung, die unpünktlich beginnt (5 -10 Min), sinkt die Effizienz, die Zahl der Ideen und die Zufriedenheit der Tn
  19. Noch schlimmer ist es, wenn eine Sitzung länger dauert als vorgesehen

Quelle: Barbara Klingbacher, NZZ Folio, Januar 2022, S. 24 – 29

Bruno Meili 2022

Kategorien: Bruno MeiliStichworte: effizient, leiten, Sitzung, Teilnehmende, verschwenden, Zeit

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